Descubra o que muda na rotina das empresas com a implantação do eSocial

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS serão unificadas em um ambiente virtual que centraliza as informações e pode ser acessado facilmente pelas esferas do fisco.

Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF ao unificar todos os dados utilizados para fins trabalhistas, previdenciários, fundiários e tributários, facilitando os processos.

Leia também: Quais são os diferentes tipos de SPED e como cada um afeta sua empresa?

O novo programa do Governo Federal tem como objetivo simplificar a prestação das informações, reduzindo a burocracia ao substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, aumentando a transparência do repasse dos dados para a administração federal, o que resultará também na redução dos índices de sonegação. Ele também permite que o governo fiscalize com mais eficácia o cumprimento das obrigações trabalhistas, o que beneficia também os empregados.  

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O que muda com o eSocial?

São 15 itens compreendidos dentro do eSocial. As empresas já enviavam essas informações de outras maneiras, pois até então todos eles eram executados e cobrados individualmente. A boa notícia é que agora fica tudo unificado, mais prático, seguro e rápido, pois os dados ficam imediatamente disponíveis em ambiente online para os órgãos envolvidos nos processos. Veja a lista de documentos que fazem parte do eSocial:

  • Folha de pagamento
  • GFIP  – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

Como pôde ver, o programa vai substituir diversas diversas obrigações atuais, poupando tempo dos responsáveis por enviar essas informações e aumentando a produtividade dos colaboradores. Com a mudança na rotina de processos da empresa, é essencial investir em treinamentos das equipes envolvidas e organizar-se para atender a essa nova exigência. Siga conosco e conheça as áreas impactadas pelo novo sistema.

Leia também: Receita Federal intensifica esclarecimentos sobre eSocial

Quais os impactos do eSocial?

Mesmo que o eSocial não traga mudanças na questão trabalhista, é preciso mais atenção e rapidez nos processos pois, com a automatização, permitirá uma maior cobrança governamental. Dessa forma, as empresas precisam se adaptar, realizando mudanças nas atividades internas para que o novo processo seja implementado na rotina da corporação.

É preciso atenção à três grandes pilares do negócio:

Implantação do eSocial

Além do apoio da alta gestão da empresa, é essencial para a implantação do eSocial que as áreas mais afetadas pelo projeto estejam comprometidas e dedicadas em sua execução.

Com impacto em todos os colaboradores, é importante realizar treinamentos quanto aos processos, prazos e novas regras de negócio, além de conscientizar a empresa como um todo sobre a importância de manter os dados cadastrais atualizados.

Com mais controle sobre as informações prestadas, a intenção do eSocial é garantir a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego.

Processos

Os processos da empresa também deverão ser revistos, uma vez que deverá haver uma perfeita harmonia entre o departamento de recursos humanos, o jurídico, a contabilidade e o financeiro. É preciso que os processos sejam analisados, mapeados e revisados, a fim de identificar se todos os requisitos do eSocial estão sendo cumpridos.  

Com maior impacto na área de de Recursos Humanos os processos de Recrutamento e Seleção, Admissão, Movimentação e Desligamento sofrem alterações. É necessário conscientizar todos os envolvidos nos processos trabalhistas sobre a importância da correta inserção dos dados, além de observar o prazo, uma forte exigência do eSocial.

Além desses, outros processos trabalhistas sofrem impactos diretos em sua aplicação:

  • Contrato de experiência: assim que sejam passados 90 dias ou o período de experiência, será considerado contrato por prazo indeterminado, independentemente de qualquer anotação na Carteira de Trabalho.
  • Acidente de trabalho: também deve ser comunicado via eSocial qualquer acidente, resultando ou não no afastamento.
  • Cancelamento de aviso prévio: com o eSocial, ao comunicar o evento de aviso prévio, o sistema passa a aguardar o envio do evento da rescisão ou do cancelamento do aviso prévio. Por isso, as empresas precisarão ficar atentas à essa rotina.

Sistemas de informação eSocial

Uma das certezas que o eSocial traz é que os sistemas de informação das empresas serão afetados pelo projeto. Feita a revisão e mapeamento dos processos, as empresas devem se certificar sobre quais serão as adequações necessárias nos sistemas existentes, avaliar e planejar a aquisição ou o desenvolvimento de novas plataformas e verificar se têm compatibilidade com as novidades que o eSocial traz.

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