Oferecer gerenciamento eficiente e significativo é um problema comum em meio à comunidade jurídica, em especial, é claro, nos escritórios de advocacia. Em parte, devido às demandas dos clientes, aos encargos administrativos, às expectativas dos funcionários, muitos gestores evitam realizar um trabalho completo.

Além disso, torna-se difícil para as empresas encontrar as pessoas certas para assumir esses papéis. Em contrapartida, a boa administração torna a empresa mais competitiva, fortalece o envolvimento dos funcionários e, portanto, diminui o atrito e aumenta a produtividade.

Por isso, sabendo que um escritório de advocacia produtivo é um negócio lucrativo, como exatamente será possível melhorar a produtividade em sua empresa? Existem diferentes estratégias que podem ser adotadas, incluindo aquelas que mencionaremos brevemente no restante deste post.

Tenha um sistema de gerenciamento de papelada

De documentos de clientes e tribunais a processos internos e contabilidade, é vital ter algum tipo de sistema para gerenciar sua papelada. Ou seja, um bom software jurídico seguro, atualizado, fácil de navegar e altamente acessível. Isso, porque seus funcionários precisam ter acesso a tudo relacionado ao trabalho, independentemente de onde estiverem ou quando precisarem. Dessa forma, o uso de algum tipo de armazenamento em nuvem pode ser altamente eficaz.

O uso do software jurídico para  gerenciamento de casos em Cloud é um dos segredos para estabelecer um escritório de advocacia mais produtivo. Este certamente, pode ajudar a melhorar a acessibilidade e a colaboração, permitindo que os advogados trabalhem a qualquer hora e em qualquer lugar.

Mesmo com o uso de seus smartphones, os profissionais do direito poderão acessar os documentos necessários ao trabalhar em seus casos. O que, por sua vez pode resultar em economias significativas para a empresa.

Medir o desenvolvimento e produtividade

Em um escritório de advocacia não há diferença na produtividade do que em qualquer outro tipo de empresa. O que os gestores desejam sempre, é um trabalho de qualidade dentro do menor tempo possível.

Por isso, se você estiver em uma posição de liderança ou tomada de decisão em sua empresa, deve procurar alcançar um estado de excelência operacional pelos seguintes motivos:

  • Para expandir os negócios;
  • Para permitir que você se concentre muito mais nos números, de modo que todas as decisões importantes tomadas sejam baseadas em números, não em suposições;
  • Para garantir que você não exija excessivamente do seu pessoal, nesse caso, você pode descobrir onde as necessidades de recursos foram realocadas ou trazidas de outros lugares;
  • Manter e melhorar uma saudável margem de lucro líquido;
  • Aumentar a eficiência da equipe até o ponto mais alto possível, gerando o maior retorno possível;
  • Permitir que sua empresa tenha sucesso em mercados extremamente competitivos.

Conheça seu escritório de advocacia

Quanto você e sua equipe conhecem a fundo seus clientes e processos? Além disso, a visão do escritório, missão, cultura, marca, plano de negócios, etc. Essas informações são escritas e compartilhadas com as pessoas relevantes da sua equipe ou somente com a diretoria?

Para descobrir peça a todos os seus funcionários que forneçam uma sugestão de melhoria para o escritório baseado em seus valores e ideais, por exemplo. Isso é apenas um pequeno exercício para descobrir se todos estão “falando a mesma língua” – os resultados podem ser surpreendentes.

Se todos os seus funcionários não estiverem seguindo na mesma direção, será improvável que você atinja seus objetivos. Lembre-se que cada pessoa em uma equipe é um vetor. Cada um deles tem direção e magnitude.

Logo, quando todos estão focados na mesma direção, seus destaques se somam e mostram quanto progresso seu escritório fará. Por outro lado, quando as pessoas têm graus de variação, elas podem diminuir a quantidade de produtividade que pode ser alcançada.

Sendo assim, alinhar a equipe mostrando a essência do que faz a sua empresa, é uma perfeita forma de gestão de escritório de advocacia.

Conheça seus clientes e suas necessidades

Conhecer seus clientes de “dentro para fora” oferece uma vantagem competitiva real. Por que eles estão escolhendo seus serviços? Como você pode agregar valor? Se seus clientes te passam uma “mensagem” sobre certa situação, você deve prestar atenção.

Uma característica marcante das empresas mais bem-sucedidas é que elas se envolvem constantemente com seus clientes para desenvolver um entendimento forense sobre como é um ótimo serviço jurídico.

É preciso conhecer o setor jurídico de dentro para fora. Mas, apenas isso não é suficiente. Desenvolver relacionamentos, conhecer e conversar com os clientes regularmente fornece as informações necessárias sobre suas empresas para avaliar suas necessidades – principalmente no início de um compromisso.

Sabendo que esse é o caso, tome medidas preventivas para oferecer à empresa um treinamento para aperfeiçoar seus processos antes de realmente aumentar a quantidade de novos negócios trazidos para a empresa.

Parcerias são o futuro da gestão do escritório de advocacia

Ninguém pode fazer tudo sozinho em uma empresa – é por isso que chega um momento em que parcerias de sucesso são essenciais. Uma franquia pode ser uma ótima maneira de reduzir custos e melhorar a qualidade em uma ampla gama de tipos de trabalho, não apenas no trabalho jurídico, mas também em RH, marketing, branding, TI e muito mais.

Por isso, vale a pena conhecer o Studio Law. Sabemos que o contato direto com seus clientes é um dos principais patrimônios de sua empresa, por isso, o modelo de negócio Studio Law foi planejado de forma que o contato com clientes permaneça sempre com os aliançados. 

A Studio Law oferece ao mercado empresarial serviços jurídico-tributários segundo uma análise customizada da atividade do cliente, focada no diagnóstico de novas oportunidades, auditoria jurídica e gestão do ativo e passivo fiscal.

No setor jurídico, há uma tendência crescente de franquias e isso tem agregado valor ao nome de inúmeros escritórios de advocacia, bem como aos seus gestores.

Foco na qualidade

A ideia é reduzir o desperdício e o retrabalho, economizando dinheiro no processo e melhorar os resultados, tornando a empresa mais eficaz.

Concentrar-se na qualidade do serviço que seu escritório oferece, na medida em que você agrada a seus clientes, significa que eles terão muito mais chances de contratar você novamente e encaminhá-lo para seus amigos e familiares.

No ambiente competitivo de hoje, fornecer uma qualidade medíocre de produto ou serviços que não gera resultados e não impressiona seus clientes provavelmente não produzirá novos negócios ou referências valiosas.

Vá atrás do famoso Feedback

Por isso, para melhorar os serviços da sua empresa, um dos primeiros passos a tomar é pedir feedback regularmente aos seus clientes e agir rapidamente sobre essas informações. Diante das necessidades deles atendidas, você pode se dirigir para o segundo passo.

Delegue funções

Delegar corretamente o trabalho é uma habilidade vital para qualquer gestor de uma empresa, seja na gerência do escritório de advocacia ou no desenvolvimento do próprio gestor.

Sendo assim, ao delegar o trabalho aos seus assistentes jurídicos, você pode garantir que os funcionários mais experientes possam dedicar seu tempo ao trabalho ao ramo principal do seu escritório.

Use multiplicadores de produtividade

Alguns escritórios de advocacia tendem a ser resistentes à mudança. No entanto, em um mercado de serviços jurídicos particularmente desafiador, as empresas que podem construir uma cultura de constante aprimoramento e constantes mudanças alinhadas às expectativas de seus clientes, são as que provavelmente prosperarão.

Talvez você não conheça esse termo da forma como é apresentado, porém, além de “produtividade”, existem os multiplicadores dela. Pois, uma coisa é não haver produtividade no escritório, certo? Outra, bem diferente é ter uma forma de dobrar essa produtividade.

Os multiplicadores de produtividade não aumentam apenas seus lucros, eles permitem que você lide com as questões de maneira mais rápida e eficiente e ofereça um melhor serviço aos seus clientes.

Eles também podem ajudar a minimizar a chance de você cometer violações não desejadas de ética, protegendo-o de auditorias e censura da OAB. O uso desses multiplicadores permitirá que você se preocupe menos com o gerenciamento de sua prática, além de ter mais tempo para praticar a advocacia para seus clientes.

São eles:

  •         Automatização do fluxo de trabalho;
  •         Simplificar os procedimentos (não os processos);
  •         Tecnologia para qualquer situação;
  •         Integração dos setores.

Por fim, “evite complicar o simples, e simplifique o complicado”. Menos é mais quando se trata de operações eficazes. Quanto mais você pode reduzir o tamanho de ferramentas, agências e processos, mais reduz a complexidade operacional.

Afinal, seu objetivo está em ser reconhecido pelo bom trabalho que faz e não pelo esquema ardiloso que usa. E para que isso aconteça, toda ajuda é bem vinda!


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