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Metodologia GTD: como usar para produtividade da equipe

Quem não quer trabalhar menos e ter mais produtividade? É exatamente disso que a Metodologia GTD: (getting things done) trata. Você vai ver abaixo tudo sobre esse método e como aplicá-la de forma prática para facilitar o seu dia a dia e o da sua equipe e assim, ter mais resultados!

O que é a Metodologia GTD

Esse método tem como objetivo aumentar a produtividade usando para isso um sistema de gerenciamento de tempo. É uma forma de engajar a pessoa naquilo que ela está fazendo, para que ela tenha realmente foco ainda que existam milhares de coisas para dar conta em um único dia.

O criador desse método foi o norte americano David Allen que utilizou a sua vivência para criá-lo. Uma das suas frases mais famosas é quando ele afirma que nós estamos sempre querendo mais tempo, mas não é realmente disso que precisamos e sim de mais espaço para pensar.

Como ela se relaciona com a produtividade?

O GTD ensina a dividir o trabalho em tarefas menores, assim elas podem ser cumpridas mais facilmente. Para isso você precisa seguir alguns passos ou, nesse caso, listas criadas para não se perder em meio às tarefas.

David Allen estipulou 7 listas: caixa de entrada, projetos, próximas ações, calendário, algum dia, espera e referência. Essas listas servem para organizar o seu dia e a sua semana. Por exemplo, tudo o que leva mais de 2 minutos para ser concluído, deve ser anotado na lista caixa de entrada. Assim, você consegue dar prioridade a coisas mais urgentes.

Como aplicar a Metodologia GTD?

1. Divida as atividades do dia em categorias

Há, basicamente, 3 tipos de tarefas no nosso dia: aquelas que não foram planejadas, as que já foram definidas e aquelas que ainda serão definidas. Assim, você precisa estabelecer uma ordem entre as atividades que serão realizadas naquele dia.

O ideal é que elas sejam listadas na noite anterior. Além de aumentar a sua produtividade no dia seguinte – você já começa o trabalho sabendo exatamente o que precisa fazer – ainda consegue ter uma noite melhor de sono já que uma área da sua mente foi “esvaziada” com as anotações.

2. Quebre os projetos em partes

Algumas coisas que precisam ser feitas levam muito tempo para terminar e dividi-las em partes menores pode ajudar. Por exemplo, você precisa rever algumas contas do escritório, como tributos, taxas, pagamentos dos funcionários, direitos trabalhistas e outras.

Então, o ideal é que você divida esse trabalho em partes. Comece organizando as documentações e depois analise para ver o que está faltando colocar em dias. Como essa pode ser uma parte mais burocrática e que você não possua muito entendimento, pode pedir ajuda a uma empresa especializada que cuidará disso de forma mais rápida e melhor.

3. Use ferramentas

Algumas ferramentas disponíveis na internet e muitas de forma gratuita, podem te ajudar a se organizar melhor e fazer com que o método GTD seja mais fácil de seguir. O Trello, o Evernote e outros são alguns dos mais famosos organizadores online e gratuitos. Lá você pode montar as suas listas que podem ser sincronizadas com o seu smartphone.

4. Faça revisões

Essa é a última fase do método GTD e que é de extrema importância já que esse é o momento de revisar a sua lista e ver o que já feito, quais decisões ainda precisam ser tomadas, o que apareceu durante o dia de inesperado e que precisa ser concluído.

 Guia essencial para aumentar a rentabilidade no seu escritório!

Saber o que já foi realizado e o que ainda precisa ser é uma forma de não deixar nada para o dia seguinte. Não permita que as tarefas se acumulem e monte as suas listas de forma calma e organizada. O seu tempo e o da sua equipe renderá muito mais!

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Redação Grupo Studio