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Grupo Studio Franquias Studio FiscalGestão de documentos: 4 dicas simples para escritórios de advocacia

Gestão de documentos: 4 dicas simples para escritórios de advocacia

A atividade da advocacia envolve a consulta e o manuseio de uma série de documentos, tanto em relação aos processos, quanto aos clientes atendidos. Para que o escritório não perca em organização e otimize o tempo de busca desses arquivos, é necessário realizar uma gestão de documentos eficaz e prática.

Pensando nisso, vamos falar neste artigo sobre as principais dicas de gestão de documentos para escritórios de advocacia. Não perca!

 

1. Determine um local específico para arquivar os documentos

O local escolhido para armazenamento dos documentos vai depender do porte do escritório de advocacia. Se for de pequeno porte, com quantidade reduzida de pastas, um armário poderá ser dedicado para arquivá-las. No caso do armário, é importante ressaltar que o ideal é que ele tenha cadeado ou chave, para evitar que qualquer funcionário tenha acesso aos documentos, sem monitoramento.

Por outro lado, para escritórios maiores, com grande quantidade de documentos, o ideal é separar um espaço específico para essa finalidade, por exemplo, uma sala. Neste local, poderão ser instalados armários ou prateleiras, para que as pastas fiquem bem organizadas.

2. Escolha um funcionário para realizar essa função

Direcionar um funcionário específico para realizar a função de organização e controle do arquivo do escritório deixará o local mais organizado e evitará possíveis extravios, já que somente o empregado destinado a essa tarefa poderá manuseá-lo.

Essa prática também vai depender do tamanho do arquivo instalado no escritório. Se for um arquivo menor, não será necessário contratar um funcionário específico para a sua organização. Basta eleger um funcionário que já trabalhe no escritório e incluir o controle do arquivo entre as atividades que ele já realiza.

Caso contrário, para um arquivo com maior quantidade de documentos, o ideal é que um colaborador especializado seja contratado para organizá-lo e administrá-lo com mais capacidade.

 

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3. Use a internet para armazenar e organizar arquivos

Hoje, existem uma série de softwares, sites e aplicativos que auxiliam os escritórios de advocacia na sua rotina de trabalho. No caso da gestão de documentos, não poderia ser diferente. Sites especializados em armazenamento em nuvem, como o Google Drive e o Dropbox, podem ser grandes aliados no arquivo dos documentos em formato digital.

Além de conservar uma cópia virtual dos arquivos — o que resguarda o escritório em casos de imprevistos, como incêndios —, esse tipo de tecnologia é importante porque evita que os documentos físicos sejam sempre manuseados quando a sua consulta é necessária, o que contribui para a sua conservação e poupa tempo dos funcionários. Assim, caso algum advogado do escritório tenha a necessidade de consultar qualquer documento, poderá fazê-lo digitalmente, sem precisar se dirigir ao arquivo físico.

Há também alguns softwares que podem ser contratados pelo escritório de advocacia para o auxílio na gestão de documentos. Eles funcionam de forma similar aos sites de armazenamento de arquivos em nuvem e também são uma ótima alternativa para otimizar o trabalho dos advogados e, consequentemente, aumentar a sua produtividade.

4. Crie um padrão para a gestão de documentos

Em um escritório, em que vários advogados terão acesso aos documentos arquivados, é muito importante que se crie um padrão de arquivamento. Nesse sentido, poderá ser determinado que os documentos sejam separados por pastas, gavetas, prateleiras, entre outras formas de organização.

Além disso, é imprescindível que se defina como será a categorização do arquivo. Os documentos poderão ser arquivados, por exemplo, por data, nome do cliente, número do processo, entre outros parâmetros. E para identificar em que categoria se enquadra cada documento, o ideal é inserir etiquetas, placas, ou até mesmo código de barras.

Todas essas regras serão cruciais para que o funcionário responsável pelo arquivo tenha facilidade e agilidade ao buscar os documentos e também para que outros funcionários saibam onde procurá-los, na ausência da pessoa destinada ao arquivo.

Gostou das nossas dicas simples para gestão de documentos no escritório de advocacia? Com essas práticas, que podem ser facilmente implementadas, o arquivo do seu escritório ficará mais dinâmico e organizado, o que também otimizará o trabalho de todos os funcionários!

Mas se você tem mais alguma sugestão sobre gestão de documentos, que tal compartilhá-la com os outros leitores nos comentários do post?


Redação Grupo Studio