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Grupo Studio Franquias Studio FiscalFluxo de trabalho: como estruturar no escritório de advocacia?

Fluxo de trabalho: como estruturar no escritório de advocacia?

Fluxo de trabalho: como estruturar no escritório de advocacia?

A gestão de um escritório de advocacia pode não ser tarefa fácil. Independentemente do tamanho do empreendimento, é necessário ter organização e passar credibilidade aos clientes e interessados.

Isso é importante tendo em vista que os documentos e processos que as pessoas ou empresas trazem são de grande importância — e geralmente há urgência nos seus pedidos e necessidades.

Para facilitar a administração e gestão do escritório, o ideal é estruturar um fluxo de trabalho e, neste post, mostraremos como fazer isso, diminuindo a burocracia e aumentando a produtividade. Acompanhe!

Estruture as rotinas do escritório

O fluxo de trabalho está diretamente ligado às rotinas adotadas pelo escritório. É imprescindível que essa parte seja estruturada, para que haja um melhor aproveitamento dos colaboradores e do tempo.

Cada escritório pode fazer isso de forma diferente, mas é importante que seja seguido à risca, para criar uma rotina e melhor organização.

Já deve ser definido o que precisa ser feito após o atendimento do cliente, havendo a contratação ou não, como o cadastramento no sistema, se houver, e o agendamento do serviço que deverá ser prestado.

É fundamental deixar tudo organizado e com uma sequência lógica que todos sigam, para que os procedimentos não sejam esquecidos ou perdidos na metade, causando prejuízos ou demora.

 

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Utilize instrumentos de controle

Uma forma de estruturar o fluxo de trabalho no escritório de advocacia é utilizar um instrumento de controle para as tarefas do dia a dia, como um software jurídico.

Ele ajudará a organizar os processos, clientes, atendimentos, contatos e agenda, além de fornecer informações importantes que podem ser acessadas com facilidade e rapidez.

O programa permite o armazenamento de informações, o controle de agenda, o acompanhamento processual e a gestão financeira. O acesso ao banco de dados também permite buscas por área, advogado responsável, cliente ou situação do processo, tornando a rotina mais eficiente.

Eles também podem gerar relatórios, mostrando os atos que já foram efetuados nos processos selecionados, ou mesmo todos os compromissos semanais dos advogados, que organizarão o seu tempo para cumprir cada um.

Padronize todos os dados

A padronização dos dados é importante para a organização e eficiência de um escritório de advocacia, ajudando também no fluxo de trabalho. Isso significa arquivar as informações de uma mesma maneira, apenas atentando às especificidades de cada uma.

Um exemplo é separar pastas ou áreas de arquivos por assuntos, como processos, relatórios financeiros, recibos etc. Isso facilita a procura e torna o serviço mais eficiente. Quando o cliente necessitar de alguma informação, o advogado já saberá onde encontrá-la.

Além disso, quando as informações não são padronizadas, é possível que haja a duplicidade, pois o advogado terá dificuldade em identificar se aquele dado já foi incluído no sistema ou em alguma pasta.

Essa padronização melhora a gestão do escritório e deixa, inclusive, o atendimento mais eficiente, facilitando a busca por dados que precisam ser analisados e o acesso às informações que devem ser repassadas.

Defina o fluxo de trabalho

Em um escritório organizado com as funções dos colaboradores já definidas, é preciso criar um fluxo de trabalho referente a todas as etapas da contratação e dos processos, garantindo que os procedimentos serão executados de forma correta e eficiente.

É preciso incluir as rotinas desde a triagem do cliente, com a definição da área de atendimento e do profissional responsável, até o arquivamento do processo no banco de dados (físico ou eletrônico), julgamento e a quitação dos honorários advocatícios.

Fazendo isso, o escritório funcionará de modo mais eficiente, proporcionando uma melhora no desenvolvimento das tarefas diárias e no atendimento ao cliente. Finalmente, com o decorrer do tempo, é fundamental analisar o fluxo os seus resultados, para verificar se são necessárias alterações e readaptações para melhorar a gestão.

Agora que você já sabe como estruturar um fluxo de trabalho, não perca nosso texto mostrando 5 passos para um ambiente de trabalho produtivo no escritório de advocacia!


Redação Grupo Studio