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Grupo Studio Franquias Studio Fiscal5 ferramentas de produtividade simples que você precisa conhecer

5 ferramentas de produtividade simples que você precisa conhecer

A busca por processos mais efetivos e aumento da produtividade é uma constante nos escritórios de advocacia, dos quais uma grande porcentagem sofre com resultados aquém daquilo que seus sócios esperam. Para contornar isso, existem ferramentas de produtividade simples e intuitivas que não só podem otimizar o desempenho das equipes, mas também colaborar para a redução nas horas extras e a diminuição do estresse.

A seguir listamos 5 dessas soluções que poderão tornar seus processos mais simples e rápidos!

 

1. Aplicativos de controle e distribuição de tarefas

Existem alguns aplicativos que facilitam o controle e distribuição de tarefas financeiras, relacionadas ao estoque, do atendimento aos clientes, entre outras.

Um dos maiores expoentes desse grupo é o Runrun.It, um programa capaz de organizar o fluxo de trabalho, facilitar a gestão de projetos e entregar indicadores de performance.

Já o Astrea é uma solução mais específica para advogados, no qual é possível visualizar clientes, lembretes, processos abertos, notificações e outras informações, sendo muito útil para escritórios menores ou advogados autônomos.

2. Gerenciadores em listas

Existem softwares que facilitam a gestão de rotinas e tarefas por meio de um sistema de listas, semelhante às feitas em planilhas ou documentos (checklists). São ideais para quem gosta de cumprir atividades em sequência de modo a se organizar melhor.

O Remember The Milk é um deles. Este programa possui uma interface intuitiva e amigável, sendo também objetiva e simples. Ele possibilita o desenvolvimento de distintas listas e o melhor é a possibilidade de organizá-las e categorizá-las por prioridades, prazos, assuntos etc. Possui ainda um sistema de notificações e recurso de compartilhamento para equipes.

O Trello é um sistema similar — e um dos mais conhecidos. É uma ferramenta de gestão de projetos em listas muito versátil e flexível, podendo ser ajustada conforme as necessidades do meio empresarial jurídico.

 

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3. Soluções de armazenamento na nuvem

Muitos escritórios ainda guardam seus documentos e arquivos virtuais apenas em equipamentos físicos, como computadores, pendrives e outras mídias (Cds, DVDs). Todavia, isso pode ser arriscado, especialmente se as informações salvas forem críticas, envolverem processos ou possuírem elevado valor para o escritório.

Caso ocorra algum defeito nesses dispositivos, todos os dados podem ser perdidos, corrompidos ou extraviados, o que demandará retrabalho, gastos com recuperação de informações, entre outros transtornos.

Para evitar isso, o melhor é salvar conteúdos em Cloud Storage (Armazenamento na Nuvem), uma solução na qual os arquivos ficam hospedados em servidores remotos mantidos por empresas sérias de tecnologia. Os principais representantes desse modelo são o Google Drive, o Microsoft OneDrive e o Dropbox.

4. Programas online de automação de escritório

O pacote Microsoft Office possui alguns dos programas de automatização de escritórios mais usados no mundo, como Word, Excel, PowerPoint, entre outros. Entretanto, os custos de licenciamento podem ser altos para pequenos ou médios escritórios. Nesse caso, existem alternativas a esse pacote, como o LibreOffice e o OpenOffice.

Ainda assim, é interessante buscar versões que possuem recursos online ou programas que possam ser acessados na web. Os mais conhecidos são o Google Docs e o Office Online (vinculado ao OneDrive).

5. Aplicações para anotações e clipping

Os post-its são recursos populares para anotações em escritórios de advocacia; contudo, o acúmulo deles pode se tornar um problema, principalmente na hora de organizar as mensagens.

Para resolver isso, existem aplicações como o Evernote, uma solução online que facilita a catalogação de notas e a busca por determinados assuntos. Ele pode ser acessado off-line também, sincronizando as novas notas quando há conexão com a web. Também possui recurso de clipping, que permite salvar textos e conteúdos para posterior leitura.

Alguns de seus concorrentes são o Google Keep, o Microsoft Overnote e o Todoist.

Com o uso dessas ferramentas de produtividade em seu escritório de advocacia, você poderá otimizar não só as tarefas e rotinas diárias, como também melhorar o fluxo de informações e facilitar a gestão de diferentes processos. Com isso, é possível aumentar o desempenho, diminuir horas gastas além do necessário e até maximizar as receitas obtidas.

Agora que você já sabe como essas ferramentas de produtividade trabalham a seu favor, que tal compartilhar o post em suas redes sociais para que seus contatos também as descubram?


Redação Grupo Studio