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Grupo Studio Franquias Studio Fiscal5 dicas de organização para o seu escritório de advocacia

5 dicas de organização para o seu escritório de advocacia

Aumentar a produtividade é o objetivo de muitos advogados. Porém, isso costuma esbarrar em empecilhos diários no ambiente de trabalho, como desorganização, excesso de materiais inúteis ou dificuldades para localizar documentos. Este cenário contribui para reduzir o desempenho, atrapalhar a execução de tarefas e até prejudicar o cumprimento de prazos.

Para ajudar a superar esses desafios, separamos 5 dicas de organização que podem otimizar seu trabalho em um escritório de advocacia. Confira!

1. Comece pela organização de arquivos

Primeiro, é importante organizar os arquivos, especialmente os papéis. Para isso, siga padrões para agrupá-los corretamente, como cor, ordem alfabética, numeração, níveis de urgência (para materiais que precisam de maior atenção) ou outro critério. O uso de mais de 1 pode melhorar a organização, especialmente a busca por documentos.

Tente separá-los com clips coloridos, além de usar etiquetas nas pastas. Na hora de escolher recipientes para guardá-los, opte pelo arquivo tipo caixa box, pois ele comporta um volume maior de documentos.

Construa também um índice (de preferência virtual) para catalogá-los melhor e facilitar a busca, o qual poderá ser acessado por todos no escritório.

2. Não se esqueça da arrumação de mesa

Arrumar a mesa é fundamental para o trabalho diário, pois facilita a busca por documentos específicos, a organização de atividades urgentes (colocadas em destaque) e evita a mistura de papéis importantes, o que pode ocasionar confusões ou retrabalhos. Por isso, é importante separar o que será usado no trabalho do dia e o que pode ser colocado em um armário.

O uso de gavetas pode ser útil para estabelecer prioridades. Por exemplo, primeira gaveta pode ser reservada para os documentos que precisam ser tratados no dia; já a segunda, para aqueles que podem esperar.

3. Descarte o que não é necessário

Este processo pode ser difícil para quem tem o hábito de acumular coisas, mas é fundamental descartar tudo o que não é necessário, inclusive evitando adquirir novos itens. Afinal, para que 5 canetas se você precisa apenas de 1 ou 2? Por qual motivo empilhar pastas que não serão usadas sobre o armário? Todos esses itens e outros sem utilidade ocupam o espaço de materiais que poderão ser realmente úteis, atrapalhando até mesmo a movimentação na mesa (pastas sobrepostas) ou na sala (móveis sem utilidade).

Se não puder descartá-los, arquive-os em um estoque onde as atividades cotidianas não sejam obstaculizadas.

4. Reduza, evite ou elimine papel

Um dos maiores motivos de desorganização em um escritório é o excesso de papelada, como documentos antigos, cópias desnecessárias, notas fiscais antigas que não são mais úteis, entre outros. Além de atrapalhar a organização, quando elas se misturam, podem tomar tempo para reorganizá-las e até causar confusões (mistura de processos, pagamentos indevidos de boletos, envio errado de documentos etc.).

Por isso, eliminar o papel é importante para o processo de organização. Para isso, comece a apostar na prática da digitalização e prefira versões eletrônicas às físicas. Papel, só em último caso.

5. Implante uma metodologia de organização

Implantar uma metodologia de organização pode trazer benefícios para seu escritório de advocacia, especialmente as que preconizam a mudança de hábitos e comportamentos. Por exemplo, a metodologia 5S, que possui 5 sensos:

  • senso de utilização: deve-se somente ter objetos que serão utilizados nas atividades e que estejam ao alcance da mão, visando ao ganho de espaço, à diminuição de custos etc.;
  • senso de organização: manter as coisas disponíveis para serem usadas rapidamente, bem como informações que apoiem este processo, como instruções de uso e de onde encontrá-las;
  • senso de limpeza: foco na higienização do ambiente;
  • senso de padronização e saúde: identificação de problemas que afetam a saúde dos colaboradores, bem como a manutenção dos sensos iniciais em ação;
  • senso de disciplina: visa ao comprometimento pessoal para a implantação contínua dos demais sensos, em prol do desenvolvimento da autodisciplina.

 

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Este último ponto leva ao desenvolvimento de hábitos positivos de organização, o que facilita a aplicação das dicas apresentadas na sua vida profissional e, desse modo, possibilita que você usufrua de seus benefícios. Entre eles, estão: maior produtividade, menos estresse com documentos perdidos e diminuição de atrasos graças a rotinas mais fluidas e estruturadas.

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Redação Grupo Studio